Probolinggo – Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Disperpusip) Kota Probolinggo menggelar kegiatan sosialisasi bertajuk “Digitalisasi Arsip Keluarga”, yang berlangsung meriah pada Selasa (5/8/2025). Acara ini tidak hanya menjadi ajang edukasi, tetapi juga menjadi momen spesial karena diakhiri dengan penyerahan hadiah kepada para pemenang lomba kearsipan yang sebelumnya digelar oleh Disperpusip.
Kegiatan ini disambut antusias oleh masyarakat setempat, khususnya para ibu rumah tangga, pelajar, dan perwakilan RT/RW. Bertempat di aula pertemuan Disperpusip, sosialisasi bertujuan untuk meningkatkan kesadaran masyarakat akan pentingnya arsip keluarga dan bagaimana mengelolanya secara digital di era modern.
Arsip Keluarga: Lebih dari Sekadar Dokumen
Kepala Disperpusip Kota Probolinggo, Drs. Nurhadi, M.M., dalam sambutannya menjelaskan bahwa arsip keluarga adalah dokumen-dokumen penting seperti akta kelahiran, kartu keluarga, ijazah, sertifikat rumah, dan dokumen lain yang menjadi bukti sah identitas dan hak-hak warga negara.
“Dengan digitalisasi arsip keluarga, kita ingin agar masyarakat tidak lagi menyimpan dokumen penting hanya dalam bentuk fisik. Risiko kerusakan karena bencana atau kelalaian bisa diminimalkan jika dokumen tersebut sudah diarsipkan secara digital,” ujar Nurhadi.
Teknologi dan Aplikasi Arsip Digital Diperkenalkan
Dalam kegiatan tersebut, Disperpusip juga memperkenalkan aplikasi berbasis digital yang dapat digunakan oleh masyarakat untuk menyimpan dan mengelola arsip secara aman. Peserta diberikan pelatihan singkat tentang cara melakukan scan dokumen, menyimpannya dalam format PDF, hingga menata folder arsip digital dengan sistematis.
Baca juga: Bisa Gunakan Aset Tak Terpakai untuk Dijadikan Rumah Singgah di Kabupaten Probolinggo
“Jangan sampai nanti saat butuh akta kelahiran untuk daftar sekolah, dokumennya malah hilang atau rusak. Dengan teknologi, semua bisa diantisipasi,” tambah salah satu narasumber dari bidang kearsipan.
Penyerahan Hadiah Lomba Kearsipan
Para pemenang mendapatkan hadiah berupa alat elektronik, paket arsip keluarga digital, serta piagam penghargaan.
Respons Positif dari Warga
Salah satu peserta, Ibu Siti Rohma, mengaku sangat terbantu dengan kegiatan ini.
“Selama ini saya hanya simpan dokumen di map plastik. Sekarang jadi tahu cara menyimpannya lebih aman dan rapi lewat digital. Semoga acara seperti ini terus diadakan,” ucapnya antusias.
Ke depannya, mereka berencana menggandeng kelurahan dan sekolah untuk memperluas edukasi tentang kearsipan digital hingga ke tingkat akar rumput.
Digitalisasi arsip bukan sekadar tren, melainkan langkah strategis untuk perlindungan hak-hak keluarga. Sudahkah arsip keluargamu tersimpan dengan aman?
